So werden Onlinemeetings effizienter und kreativer!

Für manche ist es längst Alltag, für einige immer noch eine Ausnahmesituation: Home Office und virtuelle Zusammenarbeit. Sich kurz per Videocall mit dem Kollegen austauschen: Kein Problem, das geht fix. Nur das Teammeeting mit der Chefin ist komischerweise immer noch eine stinknormale Telko, während dessen man in Ruhe seine Mails (Herrgott, immer noch Mails!) abarbeiten kann? Vielleicht nutzt ihr schon ein Webmeeting-Tool, aber über miteinander reden und euch dabei gutgelaunt zuwinken kommt ihr noch nicht hinaus? “Richtige Meetings” oder “Echte kreative Workshops” vertagt ihr auf die Zeit nach der Corona-Quarantäne, dem Gipsbein von Timo oder dem Wasserschaden im Büro? Das ist jammerschade – und ein großes Risiko: Während ihr euer Tagesgeschäft aufs Nötigste reduziert, ziehen diejenigen Unternehmen an euch vorbei, die digitales Zusammenarbeiten schon längst regelmäßig praktizieren. Denn in Onlinemeetings geht viel mehr, als eure Chefin denkt! Hier kommen ein paar einfache und sofort anwendbare Tipps.

Besorgt euch ein Tool, das mindestens eine Whiteboard-Funktion hat.

Die meisten Meetingtools haben das inzwischen. Gut geeignet sind zum Beispiel Zoom, Webex oder BlueJeans. Wer Office 365 hat, kann Microsoft Teams nutzen, das auch eine Onlinemeeting-Funktion beinhaltet. (Microsoft verschenkt es wegen Coronavirus derzeit sogar!) Achtet hier aber darauf, ob ihr mit Externen zusammenarbeiten wollt – ich habe die Erfahrung gemacht, dass ausgerechnet die Whiteboard-Funktion für Externe nicht zur Verfügung stand.

Warum das Whiteboard so essentiell ist? Es macht aus einem “Ich-zeige-euch-ein-paar-Folien”-Meeting ein “Wir-erarbeiten-zusammen-etwas-Meeting”. Co-Creation also! Wer ein Whiteboard hat, kann die gängigen Moderationsmethoden digital nachbilden. Denn auch in einem Onlinemeeting gibt es Gruppendenken, schließen sich also Menschen der Mehrheitsmeinung (oder der “Hippo”, der “Highest Paid Persons Opinion”) an. Wer das in der analogen Welt mit Karten oder Post-Its überwindet, sollte das also auch in einem Webmeeting oder einem Videocall tun.

Hier ein paar ganz schlichte Beispiele:

• Kartenabfrage
  Ihr schaltet den Mehrbenutzermodus beim Whiteboard ein (falls das in eurem Tool nicht automatisch gegeben ist) und lasst die Teilnehmer entsprechend eurer Fragestellung Begriffe aufschreiben, die ihr anschließend verschieben könnt. So ist ein Priorisieren und anschließendes Bewerten ganz einfach machbar.
• Dotvoting
  Ihr zeichnet eine Skala oder ähnliches aufs Whiteboard, bittet jede Teilnehmerin, sich eine Stiftfarbe auszusuchen und lasst sie einen dicken Punkt markieren – fertig ist euer schnelles Stimmungsbild.
• Vorstrukturierte Fragen
  Ihr zeichnet eine Tabelle oder eine Themenlandkarte oder (ihr nutzt diese praktischen Vorlagen) was auch immer euch einfällt und bittet die Teilnehmer, ihre Gedanken in die entsprechenden Kategorien zu schreiben.

Natürlich könnt ihr auch ohne Whiteboard arbeiten und beispielsweise den Gruppenchat nutzen, um Wortmeldungen – auch auf Kommando – strukturiert und diszipliniert einzubinden. Ihr könnt dann aber nicht so einfach und visuell ansprechend damit weiterarbeiten.

Sucht euch ein paar passende Methoden zum Probieren raus.

Inzwischen sind die Liberating Structures gut bekannt. Schaut zum Beispiel auf dieser Seite mal rein – sie ist sehr übersichtlich und ihr findet schnell zu typischen Fragestellungen passende Methodenvorschläge. Und wenn ihr in der analogen Welt schon öfter moderiert, wird es euch sicher leicht fallen, diese in die Virtualität zu überführen.

Ein Klassiker, den ich häufig – wenn auch oft in abgewandelter Form – nutze, ist das 1-2-4-all. Das könnt ihr mit nahezu jedem Standard-Tool einfach abbilden, zum Beispiel als abgespecktes “1-2-all”:

1. Ihr bittet erst jeden Teilnehmer einzeln, sich x Minuten lang Gedanken zu einem Thema zu machen und lokal auf dem eigenen Rechner zu notieren – in einem eigenen Dokument zum Beispiel – um es im nächsten Schritt per copy/paste weiterzuverwenden.
2. Danach sollen sich die Teilnehmer zu zweit zusammenfinden, um ihre Ergebnisse zusammenzutragen, auszutauschen oder zu verfeinern. Dazu könnt ihr zum Beispiel unter google docs eine oder mehrere Tabellen (oder auch andere Dokumente) bereitstellen. Die Kommunikation könnt ihr via Chat abbilden: Die meisten Tools bieten die Möglichkeit, neben dem Gruppenchat auch gezielt mit einzelnen Teilnehmern zu chatten.
3. Um die Ergebnisse mit der Gesamtgruppe zu diskutieren, könnt ihr zum Beispiel die “Bildschirm-teilen”-Funktion nutzen, die die bekannten Standard Onlinemeeting-Tools anbieten. Hier braucht ihr je nach Internetverbindung eurer Teilnehmer allerdings Geduld und gute Nerven: “Bildschirmübertragung frisst Bandbreite zum Frühstück”, oder so ähnlich.

Probiert Untergruppenräume aus.

Allen, die in mehreren Phasen arbeiten wollen und den Untergruppen mehr Kommunikation ermöglichen wollen, empfehle ich ein Tool mit Untergruppenräumen. Solche Breakout Rooms könnt ihr entweder spontan per Zufallsprinzip nutzen, oder, je nach Tool, schon im Vorfeld anlegen und per Drag/Drop mit Teilnehmern bestücken.

Zack, zu zweit, dritt, viert (…) in Unterräumen. Als Moderator könnt ihr virtuell zwischen den Räumen hin- und spazieren, um die Untergruppen zu unterstützen. Auch vorab Zeiten festlegen ist möglich; die Räume sind dann nach Ablauf der festgelegten Dauer weg und alle automatisch wieder im Haupt-Raum versammelt.

Für eine Methode wie das 1-2-4-all bedeutet das:

• Ihr bringt die Leute flexibel zu zweit zusammen, mit der Bitte ihre Gedanken auf dem virtuellen Whiteboard im Untergruppenraum zu sammeln. Um den Überblick zu behalten, könnt ihr den Räumen, deren Pinwände ihr weiter nutzen wollt, einen bestimmten Namen geben.
• In der nächsten Phase sortiert ihr zu diesen Zweiergruppen je zwei weitere Teilnehmerinnen hinzu. Die Pinwände sichert ihr mit Screenshots (die meisten Tools bieten auch dazu automatische Speicherfunktionen), um sie in der Gesamtgruppe zu diskutieren und weiter zu nutzen.

Von Kartenabfrage bis Planning Poker: Bindet weitere Tools zur Unterstützung ein.

Statt Untergruppenräume könnt ihr auch verschiedene Kartenabfragen nutzen. Das geht zum Beispiel mit oncoo sehr gut. Dort gibt es auch super einfache Zielscheiben zur Evaluierung. Ich nutze sie bisher nicht, weil ich gerne alles in ein- und demselben Tool mache – aber solltet ihr ein minimalistisches Onlinemeeting-Tool ohne Whiteboard nutzen, ist sowas eine tolle Alternative (ganz zu schweigen von Hybrid-Events, wo ihr Präsenzveranstaltungen mit digitalen Medien bereichert).

Auch für spezielle Anlässe gibt es super Tools: Für euren Planning Poker zum Beispiel. Oder zum Anlegen von Sammlungen.

Nutzt ihr schon ein Enterprise Social Network wie Microsoft Teams oder Slack etc, umso besser – dann nehmt ihr natürlich das.

Begrenzt die Zeit, bereitet euch gut vor – und Meetings nur, wenn es wirklich sein muss.

Nur weil man sich nicht physisch irgendwohin bewegen muss, bedeutet das nicht, dass man ins Onlinemeeting einfach hineinstolpern sollte. Stellt euch, wie bei einem analogen Meeting, ein paar Fragen:

• Was wollen wir mit dem Termin erreichen?
  Ideen gesammelt haben? Entscheidungen treffen? Aufgaben verteilen? Das bestimmt euer Vorgehen. Das Ziel “alle informieren und Fragen ermöglichen” braucht dagegen nicht zwingend ein Meeting – das könnt ihr auch mit Microsoft Teams oder ähnlichem asynchron bewerkstelligen.
• Welche Moderationsmethoden brauchen wir?
  Je nach Zweck solltet ihr überlegen, ob Zeit zum Nachdenken gebraucht wird, Ideen also auf virtuellen Kärtchen (siehe oben) gesammelt und bearbeitet werden sollen.
• Über welche Fragen sollen die Meetingteilnehmerinnen nachdenken?
  Hier ist Vordenken und gegebenenfalls Vorarbeit aller Teilnehmenden nötig. Die Informationen, auf die ihr euch bezieht, solltet ihr vorher allen zur Verfügung stellen – so wird nicht unnötig Zeit mit dem Vorstellen von Inhalten vertrödelt (während derer wiederum die Gefahr steigt, dass die Leute sich mit anderen Sachen ablenken).
• Wie muss der virtuelle Meetingraum dafür aussehen?
  Damit es effizient zugeht, solltest du dir vorher eine Dramaturgie überlegen. Das einfachste ist eine pdf Datei mit vorbereiteten Templates und leeren Seiten. In den meisten Tools kann man die hochladen bzw. teilen und dann als Whiteboard-Hintergrund nutzen.

Ich bin überzeugt, dass da noch mehr geht und wir alle durch mehr virtuelle Meetings insgesamt wertschöpfender arbeiten können. Es ist doch Wahnsinn, wie viele Menschen immer noch hin- und hergurken, um sich anschließend über ineffiziente Präsenzmeetings zu beklagen.

Ihr macht das alles längst? Was sind eure Lieblingsmethoden und -tools? Ich freue mich über Kommentare!